Rilevazione presenze nel lavoro fuori sede: come comportarsi

Qualcosa che accade in particolare presso le realtà dell’edilizia che hanno come luogo di lavoro i cantieri o alle imprese di pulizie che sono invece attive presso uffici e spazi commerciali.

La difficoltà principale risiede nel fatto che diventa complicato, per non dire impossibile, dotare il collaboratore di un cartellino con cui effettuare la timbratura: questo perché il marcatempo si trova presso la sede della ditta, da cui però la persona non sempre ha modo di passare.

Esiste tuttavia un sistema che si rivela efficace allo scopo, di pratico e facile utilizzo. Si tratta di un’app per timbrature, un’applicazione specifica che può essere scaricata dai principali store su tablet e soprattutto smartphone.

Il sistema permette di timbrare tramite un semplice “tap”, rilevando l’orario e la localizzazione esatti del dipendente e trasmettendo i dati al personale addetto all’amministrazione, che potrà apportare le eventuali modifiche e correzioni necessarie.

Questa modalità si rivela non solo più accessibile e immediata, ma anche meno costosa rispetto ai tradizionali marcatempo.

Inoltre, le informazioni vengono elaborate in tempo reale, nel pieno rispetto della privacy della persona e a fronte di diverse funzionalità aggiuntive, come ad esempio la gestione di ferie e permessi.

In questo articolo analizziamo come funziona la rilevazione delle presenze nel caso dei lavoratori fuori sede, entrando più nel dettaglio rispetto a quanto già detto.

In lavori come quello in cantiere o effettuati dalle imprese di pulizie, la rilevazione delle presenze è qualcosa che tende a rivelarsi potenzialmente insidiosa.

Le ragioni sono molteplici, soprattutto quando la timbratura viene conseguita tramite marcatempo: come già accennato il sistema maggiormente impiegato, che però si trova in genere presso la sede dell’impresa.

Il lavoratore può fare una tappa se il cantiere è a pochi chilometri di distanza, un’operazione che dovrebbe svolgere minimo due volte al giorno.

Le cose si complicano ulteriormente se il luogo dove vengono svolti i lavori edili è in una città diversa o persino all’estero.

In ogni caso, il tempo per la timbratura deve rientrare in quello adibito per le mansioni (e quindi retribuito) oppure venire conteggiato come un extra: influisce quindi non poco sui costi finali sostenuti dall’impresa.

E se si decidesse di installare i marcatempo presso il luogo dove viene svolta l’attività? Gli apparecchi fissi non risultano solitamente semplici da trasportare, richiedono un’alimentazione costante dal punto di vista elettrico e una connessione a internet: condizioni che non sempre sussistono.

Inoltre, se il dipendente lavora presso più sedi differenti durante la giornata questa soluzione non si rivela risolutiva.

Esistono delle timbratrici mobili, ma è facile che vengano danneggiate, smarrite e persino dimenticate, cosa che vale anche per i badge, di cui è bene predisporre una scorta.

Oltre al costo sostenuto, piuttosto oneroso, per rimediare a simili eventualità tutt’altro che infrequenti, c’è da considerare che si avrà una rilevazione delle presenze imprecisa e disordinata, con non pochi inconvenienti a livello burocratico.

A questo punto verrebbe naturale tornare al vecchio metodo della timbratura tramite fogli di carta, predisponendo una tabella che il lavoratore compilerà in autonomia per poi consegnarla a fine mese.

Un’opzione economica, ma non esente da insidie: non tutte le grafie risultano leggibili, a fronte di documenti non semplici da archiviare e gestire per chi si occupa dell’amministrazione.

Una delle difficoltà che presentano i sistemi di timbratura di stampo tradizionale come quelli che abbiamo elencato in precedenza è quella di poter conoscere il luogo da cui il dipendente ha effettivamente conseguito la rilevazione.

Non essendo soluzioni dotate di geolocalizzatore c’è solo una possibilità per apprendere tale tale informazione, ovvero domandare a un collega o a un superiore del dipendente che dovrà monitorare la situazione.

Qualcosa che non si rivela particolarmente piacevole da effettuare e che richiede un investimento in termini di tempo, a fronte di una valutazione che potrebbe non essere precisa per motivi legati alla semplice memoria e persino in virtù di un accordo tra le parti.

Tutte le eventualità che abbiamo descritto non si verificano se per la rilevazione delle presenze dei lavoratori fuori sede si decide di utilizzare un’app predisposta allo scopo.

Una soluzione, come abbiamo avuto modo di vedere, più economica, precisa e affidabile, oltre che di facile fruizione.

Dal momento che l'app viene installata dal lavoratore sul suo cellulare personale, la persona ha sempre con sé quanto le occorre per timbrare.

Inoltre, questo sistema consente di rilevare la posizione geografica esatta e di monitorare le timbrature in maniera discreta. Le informazioni sono precise e i tempi necessari alla gestione delle presenze sono ben più contenuti, così come i costi.